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Datenschutzordnung der DWSV

Präambel

Die Deutsche Windsurfing Vereinigung e.V.  (DWSV) verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Mitgliederverwaltung, der Organisation von Regatten, der Öffentlichkeitsarbeit der Vereinigung).

Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich die Vereinigung die nachfolgende Datenschutzordnung.

• 1 - Allgemeines

Die Vereinigung verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Regatten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

• 2 - Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet die Vereinigung insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Segelnummer, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.

2. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Deutschen Seglerverband (DSV) werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diesen weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb beantragen (z.B. Mitgliedsbestätigung) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

• 3 - Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinigungsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in Vereinigungsmitteilungen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Regatten, Teamaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite der Vereinigung werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der AbteilungsleiterInnen und der ÜbungsleiterInnen mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

• 4 - Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Vorsitzenden zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

• 5 - Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmerinnen/ Teilnehmern werden den jeweiligen MitarbeiterInnen in der Vereinigung (z.B. Vorstandsmitgliedern, AbteilungsleiterInnen, ÜbungsleiterInnen) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinigungsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

• 6 - Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet die Vereinigung einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

• 7 - Verpflichtung auf die Vertraulichkei

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Vereinigung, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, AbteilungsleiterInnen), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

• 8 Datenschutzbeauftragter

Da in der Vereinigung grundsätzlich weniger als 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat die Vereinigung keinen Datenschutzbeauftragten benannt.

• 9 - Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Die Vereinigung unterhält zentrale Auftritte für die Gesamtvereinigung. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt der Geschäftsstelle. Änderungen dürfen ausschließlich durch die Geschäftsstelle und den Vorstand der Vereinigung vorgenommen werden.

2. Die Geschäftsstelle ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Abteilungen und Gruppen bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstandes. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen und Gruppen Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Vorstandes, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

• 10 - Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Vereinigung dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

• 11 - Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand der Vereinigung am 15.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage der Vereinigung in Kraft.